В чем преимущества ЭДО и как на него перейти?

В сегодняшней статье, мы расскажем о том, что такое ЭДО, как работает  документооборот между организациями, какой принцип работы ЭДО, раскроем его плюсы и минусы.  А также подскажем, как перейти на ЭДО.

Постепенно такой документооборот становится обязательным.  Проверяющие госорганы требуют сдавать отчётность в основном, в электронном виде. Все, кто работает с маркированными товарами, кроме лекарств, должны иметь ЭДО. На текущий момент существует несколько сервисов, предоставляющих услуги ЭДО. Одной из таких компаний является «Калуга Астрал».

Компания «Калуга Астрал» — оператор электронного документооборота, работающий в области электронной отчётности (B2G, с 2003 года), а также в области СЭД и ЭДО (B2B, с 2011 года). Будучи одним из лидеров в сфере электронной отчётности и имея большую клиентскую базу юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, компания тесно сотрудничает с лидирующей российской системой автоматизации деятельности предприятий 1С.

Документы в системе подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным документам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель ЭДО.

Есть ряд преимуществ АстралЭДО, которые помогут оптимизировать работу компании. Электронный документооборот позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. Документы через Астрал доставляются очень быстро, а это значит, что ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

Сервис «Астрал. ЭДО» применим в разных областях – от торговли и производств до логистики и финансовой отрасли.

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов. При стандартной работе с документами нужно выделять средства на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение. 

При переходе на Астрал.ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 90 %. Кроме того,  документы невозможно потерять, а расхождения в них при применении ЭДО  контролировать гораздо проще.

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Контролирующие органы также поддерживают перевод документов в электронный формат и разрабатывают варианты работы с документами в электронном виде. Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете Астрал.ЭДО можно увидеть, получил ли контрагент документ, подписал или уточнил детали. Данные опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

Ускорение  и прозрачность документооборота активирует снижение дебиторской задолженности, так как компании в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва. Благодаря тому, что клиенты сервиса Астрал.ЭДО получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией.

Отличительные черты сервиса Астрал.ЭДО:

• Наличие роуминга между операторами и возможность его настроить.

• Возможность ведения архива всех сохраненных документов с удобным и быстрым поиском и легким доступом к документам.

• Возможность разграничить доступ к ЭДО разным категориям сотрудников.

• Возможность доработать систему под специфические запросы компании.

• Возможность интеграции сервиса в уже используемые в компании программы.

• Доступ к работе в ЭДО с разных устройств.

• Удобный интерфейс, понятный всем пользователям.

Гибкая тарифная сетка позволит выбрать оптимальный срок действия тарифа. С наших менеджеров вы сможете подобрать для вашей компании наилучший вариант.