Что надо знать об ЭЦП

С 1 сентября компании и ИП вправе воспользоваться подписью только от ФНС или небольшого круга её доверенных лиц. А сотрудникам, кроме ЭЦП физлица, понадобится машиночитаемая доверенность. Но, обо всем по порядку.

Электронная подпись (ЭП или ЭПЦ) — это аналог личной подписи, в виде закодированных данных (паролей, знаков, символов). Увидеть ее невозможно. ЭП удостоверяет подлинность документа и личность автора.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели используют квалифицированную электронную подпись — ее сертификаты выдают за один день в аккредитованном удостоверяющем центре .

Квалифицированной цифровой подписью можно подписывать любые документы, для которых существует электронная форма, то есть почти все. 

На практике бизнес использует ее для нескольких сфер:

•  Отчетность в ФНС, ПФР, Росстат, ФСС и другие контролирующие органы.

• Электронный документооборот между бизнесами в b2b-области — счета-фактуры, акты, договоры.

• Электронная коммерция — например, участие в государственных закупках сейчас проходит только в цифровом виде; b2b-закупки тоже быстрее и удобнее совершать в таком формате.

• Внутрикорпоративный документооборот — кадровые документы, приказы, распоряжения.

Квалифицированная электронная подпись оформляется только на директора, который представляет интересы компании без доверенности. Ключ некопируемый, то есть с него невозможно сделать дубликат/копию для главного бухгалтера, юриста или тендерного специалиста. Эти меры предприняты для обеспечения безопасности бизнеса и мошеннических действий.

Как же теперь быть сотрудникам? Сотрудникам организации, которым требуется электронная подпись для работы с электронными документами необходимо получить электронную подпись на себя, как на физическое лицо. Данных о компании, да и вообще принадлежности к какой-либо организации у этого электронного ключа не будет, там содержатся только личные данные. Это личный ключ физического лица. А вот для того, чтобы сотрудник смог подписать документы от имени организации, директор организации оформляет сотруднику специализированную машиночитаемую доверенность. Машиночитаемая доверенность будет прикладываться к каждому пакету электронных документов. Благодаря персонализации ключа, физические лица смогут использовать электронную подпись не только для рабочих, но и для личных целей: при регистрации сделок с недвижимостью, получении госуслуг и т.д.

Индивидуальные предприниматели в течении года смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронную подпись физического лица, выпущенную в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Но все-таки работу с подписью физлица ИП могут запретить, поэтому лучше сделать УКЭП ФНС заранее и использовать ее.

У ИП и физлица одинаковые реквизиты, которые значатся в сведениях о владельце ЭП. Единственным отличием являются данные о ЕГРИП в сведениях предпринимателя.

Также предприниматель может использовать подпись физического лица при продаже алкогольной продукции на нескольких точках. Для работы с ЕГАИС необходима УКЭП, содержащая в себе индивидуальный налоговый номер (ИНН) налогоплательщика. Для всех торговых точек ИП может иметь только одну подпись из налоговой. А для связи с ЕГАИС — неограниченное количество электронных подписей физлица, так как ИНН во всех подписях будут совпадать.

Перевыпустить ЭП можно как лично, так и удаленно. 

Для дистанционного продления через «Личный кабинет юридического лица» и «Личный кабинет индивидуального предпринимателя» у руководителя компании или ИП должен быть действующий сертификат, полученный в ФНС или ее доверенных УЦ. Удаленный перевыпуск невозможен, когда у заявителя изменились личные данные :фамилия или другие паспортные данные Если же прошлый сертификат предприниматель получал в коммерческом удостоверяющем центре, то для продления КЭП необходимо лично обратиться в ФНС или доверенный УЦ.

Физическим лицам для продления действия КЭП можно подать заявку дистанционно в аккредитованный УЦ, если у них не менялись данные и есть действующий сертификат на физлицо. Перевыпустить сертификат можно и лично, придя в офис удостоверяющего центра. Для этого понадобятся документы: паспорт, СНИЛС, ИНН и токен(специализированная флешка для записи КЭП) . При удаленном продлении сертификата ЭП новый можно записать только на тот же носитель, на котором была выпущена предыдущая подпись. ФНС продлит КЭП руководителям и ИП на 15 месяцев, а удостоверяющие центры — на год. Если срок действия ЭП закончился или вышел из строя токен, то нужно будет выпускать новый сертификат.

Бесплатно продлить КЭП могут только руководители ООО и ИП в ФНС, физические лица должны будут оплатить услугу перевыпуска сертификата.

Ну а теперь подробнее остановимся на нюансах работы с КЭП.

Чтобы подписывать электронные документы, пользователю нужно не только получить сертификат электронной подписи. Для создания и проверки электронной подписи понадобится специальная программа. Например, такая как КриптоПро CSP.

КриптоПро CSP - это самое распространенное решение для работы с электронной подписью. Это программа, являющаяся неотъемлемым компонентом юридически-значимого ЭДО для создания и проверки электронной подписи согласно 63-ФЗ.

В прошлом году ФНС запустила эксперимент и встраивала лицензию КриптоПро CSP прямо в выдаваемые сертификаты электронной подписи. Чтобы воспользоваться подписью, пользователю необходимо только установить программу КриптоПро CSP на компьютер.

С марта текущего года ФНС завершила эксперимент, и встраивать лицензии в сертификаты перестала.

КриптоПро предоставляет возможность бесплатной загрузки, установки и использования программного обеспечения. Вы можете загрузить его с официального сайта производителя СКЗИ КриптоПро CSP. Однако бесплатная версия имеет ограниченный пробный период, который составляет 3 месяца. Можно использовать программу в течение этого периода, после чего ее нужно будет купить, чтобы продолжить работу.

Если необходимо работать с одним сертификатом на одном компьютере, то годовой лицензии будет достаточно. Однако если необходимо использовать несколько подписей или работать на нескольких компьютерах, то тут уже годовая лицензия не подойдет. В этом случае нужно будет приобрести лицензию, которая позволит использовать нужное количество ЭЦП на одном компьютере или выбрать бессрочный вариант.

Также существует браузерный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in, который можно бесплатно скачать и использовать. Это эффективное решение для использования ЭЦП в браузере.

После настройки и установки всех необходимых программных продуктов необходимо перейти в личный кабинет, найти кнопку “Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету” и выполнить проверку. Если все хорошо, то сервис запросит разрешение на доступ к ключу- соглашаемся. И…приступаем к работе!