Что нужно знать об МЧД

С 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации станет обязательной.

 Так что же такое МЧД, зачем и кому она нужна и как ее применять?

Начнем с того, что электронные доверенности появились на фоне внесения изменений в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы компании новым типом электронной подписи — ЭП физлица. В электронной подписи физического лица нет данных организации, именно поэтому уполномоченное лицо должно подтвердить полномочия. .Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML. При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Машиночитаемая доверенность содержит в себе следующие данные:

●       название, номер и срок действия доверенности;

●       сведения о доверителе;

●       сведения о том, кому доверяют ;

●       полномочия.

Главная задача доверенности — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, имеет право подписывать электронные документы от имени организации.

До 1 сентября 2023 года сотрудники еще могут работать по любой из двух схем:

1.Как и раньше, применять электронную подпись юрлица, в которой указаны данные сотрудника.

2.Перейдя на новый обязательный способ, и использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника (без указания данных юрлица)

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от имени компании.

Для того, чтобы начать работать с доверенностью, компании или предпринимателю выпустить необходимо выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника – подписанта .

Получить электронную подпись физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Затем оформить на физическое лицо электронную доверенность , подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП.

Одну доверенность можно выдать сразу на несколько сотрудников. А в одной доверенности можно указать сразу несколько полномочий: по одной доверенности сотрудник может выполнять разные операции.

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме или взять из классификатора полномочий. Классификатор — это список самых распространенных полномочий, поиск может осуществляться по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором можно через Госуслуги.

На данным момент классификатор полномочий находится в разработке. Предполагается, что в течение года также появятся нормативно-правовые акты, которые разъяснят: порядок передачи данных о выпущенных доверенностях в Госуслугах и как иностранным организациям работать с МЧД. Кроме того, существует потребность в утверждении регламентов по работе с МЧД информационными системами. В этом случае, можно будет применять электронную доверенность массово, а не только в ФНС, СФР и электронном документообороте.

Доверенность может храниться в разных системах ,все будет зависеть от того, в какой системе директор/предприниматель подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с доверенностями в организации.

Подойдут следующие информационные системы:

●      операторов ЭДО;

●      федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);

●      аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);

●      УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;

●      Головного удостоверяющего центра;

●      система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервисы фирм, через которые отправляется отчетность;

●      системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует, в разработке).

Сама работа с электронной доверенностью выстраивается следующим образом, после получения физическим лицом электронной подписи и отправки МЧД представителем организации физическое лицо сможет работать с МЧД.

Отправлять МЧД можно двумя способами:

1.Отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.

2. Указывается только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.

На сайте ФНС России размещен сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме», с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде специального файла, скачать его и в дальнейшем использовать по назначению.

Платформа позволяет создать среду цифрового доверия, где оперативный доступ к актуальным версиям документов для всех участников обеспечивается за счет использования метода распределенного реестра. Результат эксперимента показал, что такая модель является наиболее стабильной. Применение этой платформы позволяет стандартизировать всю систему оборота МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства за счет единого государственного решения.

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

Электронные доверенности ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Раньше  сотрудники подписывали документы компании двумя способами. Использовали электронную подпись юрлица, выданную на сотрудника. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника ,а также срок этих полномочий.

Второй способ - рискованный. Когда использовался дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень опасный и ненадежный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.

И конечно, новая схема работы безопаснее как для организации, так и для физического лица, отвечающего за отправку документов.