Основные факты об онлайн-кассах

Практически каждый представитель российского бизнеса, который ведет расчеты с физическими лицами, обязан использовать специальную контрольно-кассовую технику. Модели старого поколения не подходят, так как по Федеральному закону №54 2003 года должны быть оснащены функциями шифровки и обмена информацией с контролирующими органами. Теперь это не просто аппарат по пробиванию чеков, а полноценный мини-компьютер с подключением к интернету. Онлайн-кассы умеют записывать и хранить фискальные данные, формировать, печатать и передавать отчетные документы, в том числе покупателям.

Для чего потребовалась такая ККТ?

Прежде всего, это нужно государству. Использование новых технологий позволяет повысить прозрачность торговых операций. Предприятия проще контролировать, а многих, ранее работавших по «серым» схемам, удается вывести в легальный оборот. Налоговая служба существенно облегчила себе выполнение текущих задач: число проверок сокращается, а объем поступлений растет.

Несмотря на некоторые минусы (расходы на покупку и обслуживание, обучение персонала и т. п.), бизнес тоже получает достаточно выгод. В первую очередь это возможность принимать платежи в наличной форме и картами (при подключении эквайринга). Онлайн-кассы разрешено регистрировать и снимать с учета без личного визита в налоговую. Не нужно ежегодно предоставлять аппарат на проверку. Владельцам такой ККТ доступны дополнительные полезные опции: например, анализ операций, формирование статистики и построение прогнозов, разработка стратегии продаж.

Усовершенствованные правила продаж, несомненно, удобны и для покупателей. Для них открывается масса возможностей и сокращаются риски. Практически в каждой торговой точке удается расплатиться картой или приложением на смартфоне. Кроме того, теперь потребитель самостоятельно и без труда проверяет подлинность приобретенного товара. Проблема утери или порчи чеков больше не актуальна — вся информация дублируется в электронном виде (данные поступают в том числе по email или в виде СМС).

Кто вправе торговать «по старинке»?

Действующие правила распространяются на многие виды коммерческой деятельности. Не имеет значения, как она ведется: в стационарном магазине или через сайт.

При этом от установки и использования онлайн-кассы освобождены продавцы, которые соответствуют следующим критериям:

• заказы принимаются исключительно от юридических лиц либо индивидуальных предпринимателей;
• оплата товаров или услуг выполняется переводом через платежного агента — «Почту России»;
• продажи организованы путем заключения договора с внешним курьерским сервисом.

Перечень направлений торговли, режимов налогообложения и других условий, при которых можно также обойтись без специальной ККТ, приведен в статье 2 закона 54-ФЗ.

Переход бизнеса на онлайн-кассы

История перевода предприятий на новый формат расчетов началась фактически с 2017 года. С февраля аппараты с устаревшей начинкой — ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой) регистрировать запретили. 31 марта того же года — дедлайн для продавцов алкогольной продукции. К июлю 2018 года требуемую ККТ следовало установить организациям и ИП на упрощенных системах налогообложения (патент, УСН и ЕНВД) при условии наличия у них наемного персонала. Далее в течение полутора лет к системе присоединились другие отрасли и формы хозяйствования.

По состоянию на середину 2020 года на онлайн-кассы перешли все, кроме некоторых категорий ИП. Для них сроки вновь сдвинули — на июль 2021 года. Воспользоваться временным послаблением вправе предприниматели без персонала, которые предоставляют услуги, выполняют работы либо продают продукцию собственного производства.

Чтобы начать работать с ККТ, необходимо пройти регистрацию. Предусмотрено несколько шагов:

1. Оформить электронную подпись.
2. Выбрать оператора фискальных данных и заключить договор.
3. Завести кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (если его не было), оформить и отправить соответствующее заявление.
4. Получить регистрационные данные и ввести их в программу аппарата.
5. Завершить процедуру путем подтверждения в личном кабинете.

При ведении деятельности без онлайн-кассы нарушителям грозят большие штрафы: от 10 тысяч рублей до половины полученной прибыли — для ИП, от 30 тысяч до 100 % прибыли — для юридических лиц. Если при расчетах использовалась старая модель ККТ, то придется заплатить 3 и 10 тысяч рублей соответственно. Штраф 10 тысяч рублей предусмотрен за невыдачу электронного чека по просьбе покупателя.

Как выбрать?

На рынке представлены разные типы онлайн-касс:

1. Фискальные регистраторы. Это аппараты, которые нужно подключать к сторонним устройствам с кассовой программой (мобильное устройство или стационарный компьютер).
2. Автономные и смарт-терминалы. Представляют собой функционально полноценную ККТ. Некоторые модели допускают дистанционную работу и поддерживают обмен данных с единой информационной базой данных (ЕГАИС).
3. POS-системы. Включают комплект техники: компьютер, фискальный регистратор, сканер, клавиатуру и т. п.
4. ККТ для интернет-магазинов. Это модели, которые предусматривают подключение к программам для управления сайтом (CMS).

Чтобы определить, какой вариант окажется оптимальным для Вашего бизнеса, необходимо проанализировать нюансы деятельности. В первую очередь проверяется соответствие онлайн-кассы положениям закона 54-ФЗ. Важно, чем занимается предприятие — оказывает услуги или продает товары, что входит в ассортимент, есть ли подакцизные позиции. Имеет значение объем торговли, то есть предполагаемая нагрузка на аппарат.

Чем крупнее бизнес, тем более производительной должна быть ККТ. Следует учесть и совместимость с установленными программами, возможность подключения дополнительных устройств и мобильного использования.

Если Вы сомневаетесь, нужно ли устанавливать онлайн-кассу, а если да, то как сэкономить, правильно зарегистрировать и ввести в эксплуатацию, проконсультируйтесь у специалистов «Бизнес-ИНФО».